Nên viết email như thế nào trong trao đổi công việc
Email công việc
31 janvier 2013, 18:04
Nhiều bạn sv cũng như nhiều người khác không biết viết email công việc. Điều đó sẽ gây khó khăn và thiếu thiện cảm khi làm việc với người được gửi mail. Mà gửi email để trao đổi công việc bây giờ là điều đương nhiên phải làm, đương nhiên phải biết, vì gọi điện thoại di động tới ai đó nói chung phải có sự thân thiết. Email sẽ luôn được dùng để làm quen lần đầu, và để trình bày sơ bộ công việc, để sau đó gặp trực tiếp nói thật kỹ.
>>Xem thêm: Du học Pháp và học tiếng Pháp
Gửi email lịch sự ở chỗ: người được hỏi có thời gian trả lời. Khi người được hỏi nhận được email, họ sẽ đọc và nghĩ một lúc. Khi nào rảnh, hoặc tiện, họ sẽ viết trả lời. Nhưng nếu gọi điện thoại trực tiếp, như vậy tức là ép họ phải trả lời. Nhất là với những người lần đầu tiên quen, họ không có quyền bắt người khác phải trả lời.
Vậy tức là sử dụng email là rất quan trọng, nhưng viết nó như thế nào cho hợp với phong cách làm việc?
Email cũng như thư từ, gồm các đoạn sau:
1. Phần chào hỏi: em chào thầy, em chào anh, em chào chị, hoặc chào em; trịnh trọng hơn: kính gửi.
2. Mở bài : Giới thiệu tên tuổi, nếu lần đầu viết mail. Điều này cần thiết để người được hỏi cảm thấy người hỏi là người nghiêm túc.
Sau đó viết dẫn dắt vấn đề cần hỏi như một lá thư thông thường.
3. Thân bài: khai triển ý từ phần mở bài. Nếu lý luận gồm nhiều, thì phải chia đoạn.
4. Kết luận: Cũng như kết luận trong văn viết, hay bức thư. Thường thì trao đổi với thầy giáo chẳng hạn thì phần kết luận là phần đặt câu hỏi cho giáo viên. Nên viết các câu hỏi rõ ràng, và sau đó nên bôi đen hoặc làm nghiêng chữ để người được hỏi nắm được ngay phần cốt yếu nhất của bức thư.
5. Cuối cùng thì phải chào, ký tên. Tiếng Anh hay tiếng Pháp thì rất dễ (best regards, sincerely yours, cordialement). Nhưng tiếng Việt thì những từ như thân ái, thân mến, thân v.v. nghe có vẻ còn gượng gạo. Ta có thể bỏ qua và chỉ ký tên, trước đó cảm ơn là đủ rồi.
Ngoài ra, mỗi email phải có tiêu đề để người nhận mail biết độ quan trọng của email, hình dung được trước nội dung email. Thường các giáo viên phải nhận rất nhiều email, vậy nên tiêu đề là một trong những cái rất quan trọng giúp họ tiết kiệm được thời gian.
Khi người viết email hiểu và biết được hết tất cả những điều này, điều đó đồng nghĩa với việc họ đã biết thông cảm cho người được hỏi. Trên cơ sở đó tạo nên mối quan hệ dễ chịu trong công việc.
Tuy nhiên, cần uyển chuyển trong việc viết mail, không phải với ai ta cũng viết mail ở dạng đầy đủ. Ví dụ với bạn bè, viết không có tiêu đề cũng không vấn đề gì.
MỘT ĐOẠN EMAIL MẪU
>> Xem thêm: Làm sao để cải thiện khả năng học tiếng Pháp
Tiêu đề: Về một ý chưa rõ ràng trong bài giảng của thầy ngày ..... Hoặc: thắc mắc về nhóm chuẩn tắc hóa. Hoặc: Về định nghĩa nhóm chuẩn tắc hóa.
Em chào thầy,
Em tên là TTC, sv dự buổi học .... của thầy. Trong bài giảng, thầy có định nghĩa sau về nhóm chuẩn tắc hóa của một nhóm con. Em cho rằng định nghĩa đó chưa hoàn toàn chính xác. Em có tìm được phản ví dụ, thầy có thể xem ở file đính kèm.
(kết thúc) Thầy đánh giá thế nào về ví dụ của em ạ? Nếu ví dụ của em đúng, theo thầy, ta nên sửa lại định nghĩa đó như thế nào ạ?
Em cám ơn thầy,
TTC
>>Xem thêm: Du học Pháp và học tiếng Pháp
Gửi email lịch sự ở chỗ: người được hỏi có thời gian trả lời. Khi người được hỏi nhận được email, họ sẽ đọc và nghĩ một lúc. Khi nào rảnh, hoặc tiện, họ sẽ viết trả lời. Nhưng nếu gọi điện thoại trực tiếp, như vậy tức là ép họ phải trả lời. Nhất là với những người lần đầu tiên quen, họ không có quyền bắt người khác phải trả lời.
Vậy tức là sử dụng email là rất quan trọng, nhưng viết nó như thế nào cho hợp với phong cách làm việc?
Email cũng như thư từ, gồm các đoạn sau:
1. Phần chào hỏi: em chào thầy, em chào anh, em chào chị, hoặc chào em; trịnh trọng hơn: kính gửi.
2. Mở bài : Giới thiệu tên tuổi, nếu lần đầu viết mail. Điều này cần thiết để người được hỏi cảm thấy người hỏi là người nghiêm túc.
Sau đó viết dẫn dắt vấn đề cần hỏi như một lá thư thông thường.
3. Thân bài: khai triển ý từ phần mở bài. Nếu lý luận gồm nhiều, thì phải chia đoạn.
4. Kết luận: Cũng như kết luận trong văn viết, hay bức thư. Thường thì trao đổi với thầy giáo chẳng hạn thì phần kết luận là phần đặt câu hỏi cho giáo viên. Nên viết các câu hỏi rõ ràng, và sau đó nên bôi đen hoặc làm nghiêng chữ để người được hỏi nắm được ngay phần cốt yếu nhất của bức thư.
5. Cuối cùng thì phải chào, ký tên. Tiếng Anh hay tiếng Pháp thì rất dễ (best regards, sincerely yours, cordialement). Nhưng tiếng Việt thì những từ như thân ái, thân mến, thân v.v. nghe có vẻ còn gượng gạo. Ta có thể bỏ qua và chỉ ký tên, trước đó cảm ơn là đủ rồi.
Ngoài ra, mỗi email phải có tiêu đề để người nhận mail biết độ quan trọng của email, hình dung được trước nội dung email. Thường các giáo viên phải nhận rất nhiều email, vậy nên tiêu đề là một trong những cái rất quan trọng giúp họ tiết kiệm được thời gian.
Khi người viết email hiểu và biết được hết tất cả những điều này, điều đó đồng nghĩa với việc họ đã biết thông cảm cho người được hỏi. Trên cơ sở đó tạo nên mối quan hệ dễ chịu trong công việc.
Tuy nhiên, cần uyển chuyển trong việc viết mail, không phải với ai ta cũng viết mail ở dạng đầy đủ. Ví dụ với bạn bè, viết không có tiêu đề cũng không vấn đề gì.
MỘT ĐOẠN EMAIL MẪU
>> Xem thêm: Làm sao để cải thiện khả năng học tiếng Pháp
Tiêu đề: Về một ý chưa rõ ràng trong bài giảng của thầy ngày ..... Hoặc: thắc mắc về nhóm chuẩn tắc hóa. Hoặc: Về định nghĩa nhóm chuẩn tắc hóa.
Em chào thầy,
Em tên là TTC, sv dự buổi học .... của thầy. Trong bài giảng, thầy có định nghĩa sau về nhóm chuẩn tắc hóa của một nhóm con. Em cho rằng định nghĩa đó chưa hoàn toàn chính xác. Em có tìm được phản ví dụ, thầy có thể xem ở file đính kèm.
(kết thúc) Thầy đánh giá thế nào về ví dụ của em ạ? Nếu ví dụ của em đúng, theo thầy, ta nên sửa lại định nghĩa đó như thế nào ạ?
Em cám ơn thầy,
TTC
No comments